Teori Kearsipan


1. Pengertian arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat

untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat

untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut Bahasa Belanda yang

dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985 : 3).

a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.

c. Bahan-bahan yang akan disimpulkan sebagai bahan pengingat.

 

1.1 Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :

 

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan

pemerintahan dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan,

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan PT. PLN (Persero) yang

berdasarkan keputusan direksi PT. PLN (Persero) Nomor : 300.K/010/DIR/2004 tanggal 31

Desember 2004, arsip aktif adalah :

Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi.

 

Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah yang dibuat

dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen yang

berguna untuk kelancaran dan kemajuan organisasi.

 

1.2. Fungsi Arsip

 

Yang dimaksud dengan arsip adalah warkat, gambar atau dalam bentuk yang lain yang disimpan sebagai bahan informasi pada saat diperlukan. Jadi warkat yang disimpan itu suatu ketika dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan digunakan sebagai sunber informasi untuk keperluan kegiatan yang sedang dilaksanakan (Mulyono, dkk, 1985 : 7).

Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 juga disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut

fungsinya menjadi dua golongan, yaitu : 11

 

1. Arsip Dinamis

 

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi.

 

Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :

 

a. Arsip dinamis aktif

 

Adalah arsip dinamis yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan

dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.

 

b. Arsip dinamis inaktif

 

Adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan

hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi.

 

2. Arsip Statis

 

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

 

Sedangkan menurut Drs. Anhar dalam buku Kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen

(Setiawan dan Madiana, 1999:38) mengatakan bahwa fungsi arsip dari segi kegiatan yang

dilakukan dalam bidang kearsipan, yaitu :

 

1. Sebagai alat penyimpan warkat. 12

2. Sebagai alat bantu perpustakaan.

3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil, kadang-kadang

merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.

4. Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai

kemajuan perusahaan.

Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.

 

1.3. Jenis Arsip

 

Sesuai dengan perkembangan teknologi dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film,  dan media komputer. Karena itu sekarang terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 adalah :

 

a. Arsip Otentik

 

Yaitu arsip yang diantaranya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film)

sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

 

b. Arsip Tidak Otentik Yaitu arsip diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan

tinta.

 

 

Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (out put/ print out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.(Amsyah, 1992 : 3-4). Sedangkan menurut Setiawan dan Madiana dalam buku kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (1999 : 46-47) mengatakan bahwa jenis-jenis arsip dapat dibedakan dari beberapa segi yaitu :

 

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Arsip Pemerintah, misalnya dibedakan

menjadi:

 

a. Arsip Nasional di Ibukota Republuk Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga Kearsipan

Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

 

b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat

dengan Daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Ibukota Jakarta) yang

selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

 

2. Arsip Primer dan Arsip Sekunder.

 

Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, arsip ini bukan arsip tindasan, bukan karbon kopinya,

bukan salinan atau bukan mikrofilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa

tindasan, fotokopi, salinan, atau mikrofilmnya.

 

3. Arsip Sentral dan Arsip Unit

 

Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip, atau arsip yang dipusatkan

penyimpanannya. Sedangkan arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya, atau

arsip yang disimpan di setiap

 

bagian atau unit dalam suatu organisasi/instansi. Arsip Sentral disebut juga arsip umum, karena arsip ini merupakan arsip gabungan atau kumpulan arsip dari berbagai unit. Sedangkan arsip unit disebut arsip khusus, karena hanya khusus terbatas pada suatu bagian tertentu.

 

4. Makro dan Mikroarsip

 

Makroarsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan di tempat yang luas dan terpusat.

Sedangkan mikroarsip artinya arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit organisasi/instansi.

 

5. Arsip Statis dan Arsip Dinamis

6. Arsip Abadi dan Arsip tidak Abadi

 

Arsip Abadi yaitu arsip yang kegunaannya berlangsung lama dan abadi, seperti arsip sejarah.

Sedangkan arsip tidak abadi yakni arsip yang kegunaannya hanya sementara, atau hanya pada

saat itu.

 

1.4. Asas Tatalaksana Kearsipan

 

Menurut Sulatsa Mulyono dan kawan-kawan (1985:32-33) mengatakan bahwa dalam

penyelenggaraan penyimpanan kearsipan dikenal adanya asas penyimpanan. Asas penyimpanan

itu meliputi asas sentralisasi dan asas desentralisasi.

Asas sentralisasi adalah asas penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi

suatu arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Jadi tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. Dengan kata lain setiap ada surat baik surat masuk atau surat keluar yang sudah selesai diproses akan disimpat di tempat tersendiri

yang disebut Sentral Arsip. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada kantor kecil. Kelebihan menggunakan asas sentralisasi :

 

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat dan petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

b. Kantor hanya menyaiapakan satu arsip dan duplikatnya dapat dimusnahkan. Kekurangan menggunakan asas sentralisasi :

 

a. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan dua system penyimpanan yang seragam.

b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip

yang diperlukan.

 

Tujuan penggunaan asas sentralisasi yaitu ;

 

a. Mempermudah penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan

b. Tenaga yang menangani dapat dikembangkan usahanya sehingga dapat memenuhi

persyaratan yang dibutuhkan

c. Penyimpanan atau kekeliruan yang dilakuakan dapat dicegah seminimal mungkin karena

adanya saluran tunggal

d. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung dan akan lebih efektif. Asas desentralisasi

adalah asas penyimpanan arsip bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.

Unit organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, system

penyelenggaraan secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Semua kegiatan kearsipan

dilaksanakan untuk unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.

 

Kelebihan menggunakan asas desentralisasi :

 

a. Pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri. Kekurangan

menggunakan asas desentralisasi :

a. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang

disimpan.

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip sisetiap unit kerja, sehingga

penghematan sukar dijalanka.

 

Tujuan penggunaan asas desentralisasi yaitu :

 

a. Dengan kegiatan yang berbeda-beda pada masing-masing unit kerja dimungkinkan sistem

kearsipan di masing-masing unit dapat menyesuaikan diri sesuai dengan kebutuhannya.

b. Pengurusan arsip lebih cepat dilakukan apabila sewaktu-waktu diperlukan karena lokasinya

tidak terlalu jauh dari penyimpanan arsip.

c. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan tepat karena langsung dihubungkan dengan

kebutuhan kegiatan pada masing-masing unitnya.

 

 

1.5. Sistem Penyimpanan Arsip

 

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar

kemudahan kerja penyimpanan dapatdiciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan

dapat diketemukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem

 

penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (Caption) dari

warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka :

 

1. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (sering disebut

sistem abjad), sistem-geografis, dan sistem- subjek.

 

2. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem-

kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-subjek dengan kode nomor). Pada umumnya

sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah

sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek.(Amsyah, 1992:71).

 

Menurut (The Liang Gie, 1983 :219-220) mengatakan bahwa aktivitas pokok dalam bidang

kearsipan berupa penyimpanan arsip. Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dapat di bedakan

menjadi lima macam yaitu :

 

a. Sistem abjad

 

Adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/

organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langsung dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.

 

b. Sistem pokok soal

 

Adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut urutan yang dimuat, dalam tiap-tiap

arsip bersangkutan. Isi arsip sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan

dan pokok surat atau subjek. Misal, surat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu

dibawah judul “iklan”.

 

c. Sistem geografis

 

Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pengelompokan menurut nama

tempat (wilayah). Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi.

 

d. Sistem nomor

 

Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari

nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan

selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.

 

 

e. Sistem tanggal

 

Adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap arsip

itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip yang harus memperhatikan sesutu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan. Pengklasifikasian sistem penyimpanan ini dilakukan agar pegawai kearsipan dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan pekerjaan penyimpanan arsip dan juga dalam penemuan kembali arsip yang akan diperlukan.

 

1.6. Sistem Peminjaman Arsip

 

Menurut buku pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan (TLSK) sistem peminjaman arsip

adalah pejabat atau pegawai yang dapat meminjam arsip merupakan pejabat atau pegawai yang telah mendapat persetujuan pimpinan unit kearsipan, dengan ketentuan sebagai berikut :

 

a. Peminjaman arsip yang diberikan kepada pejabat atau pegawai yang dianggap berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.

b. Peminjam arsip dengan menggunakan surat atau nota dinas dan mengisi formulir peminjaman arsip.

c. Peminjaman arsip tidak diberikan membbuat salinan (fotokopi), kecuali mendapat ijin dari

pimpinan unit kearsipan.

d. Peminjam arsip sangat rahasia atau rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul tertutup.

 

Menurut Sularso Mulyono dan kawan-kawan dalam buku Dasar-dasar Kearsipan mengatakan

bahwa meminjam arsip berarti ingin menggunakan arsip yang telah disimpan untuk digunakan

suatu keperluan. Apabila terjadi peminjaman, maka terjadi pengeluaran arsip dari tempat

simpanannya. Hal ini sama saja dengan pekerjaan pencarian kembali/ penemuan kembali suatu

arsip. Peristiwa ini terjadi pada unit-unit pengelola arsip.

 

Peminjaman arsip mengisi formulir pinjam (baik yang berwujud lembaran atau kertas) atau out

slip rangkap 3. Ketiga lembar out slip tersebut digunakan untuk :

 

1. Lembar asli sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan tersebut diambil

2. Lembar duplikat sebagai bukti peminjaman bagi unit pengelola arsip

3. Lembar triplikat sebagai bukti meminjam arsip bagi yang bersangkutan. (Sularso Mulyono,

Muhsin, Marimin, 1985 : 28).

 

Sistem peminjaman arsip semacam ini dilakukan agar apabila ada arsip yang dipinjam oleh salah satu pegawai hilang atau belum dikembalikan dapat dengan mudah dilacak atau diketemukan siapa yang meminjam. Selain itu juga dapat mengetahuai apakah arsip tersebut dipinjam atau

tidak.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: